La meilleure approche pour maintenir la propreté sur le lieu de travail

Des études ont montré qu'en raison du désordre, une personne perd environ une heure de son temps chaque jour - vous devez avoir entendu cette histoire d'horreur motivante plus d'une fois. Sans parler du fait que le chaos vous énerve juste: tout semble être à portée de main, mais vous devez constamment chercher quelque chose. Garder votre lieu de travail propre est très important, mais pas aussi simple qu'il y paraît. La tâche semble être simple, mais même les grandes entreprises dont le management est obsédé par l’ordre et qui est prête à investir beaucoup d’argent ont échoué.

Objectifs

Avant de commencer à apprivoiser le chaos que vous avez créé, répondez à votre question simple: pourquoi? Que voulez-vous atteindre comme résultat?

Marie Kondo a parfaitement formulé cette idée: "Le nettoyage est un retour à un état de calme naturel."

Nous apportons la pureté non pas pour la pureté, mais pour l’harmonie intérieure. Sur le lieu de travail, une personne doit être calme et à l'aise. Que faut-il pour cela?

• Espace d'information propre.

Le personnel de bureau travaille généralement avec des informations. Plus le flux d'informations est large et diversifié, plus il est difficile pour une personne de mener à bien la tâche qui lui est confiée. Par conséquent, laisser tous les documents de travail en vue ou accrocher le moniteur avec de nombreux autocollants avec des rappels est une tactique infructueuse. Il en va de même pour les notifications contextuelles de messagerie instantanée ou par courrier électronique.

• L'absence de choses qui interfèrent avec la mise au point ou restreignent le mouvement.

Tout d'abord, pour travailler, vous avez besoin d'un champ de travail libre. Si, pour signer un document au format A4, vous devez vous serrer dans une masse et pousser vos objets gênants avec votre coude, votre lieu de travail doit être réorganisé.

Deuxièmement, le personnel ne devrait pas interférer avec le travailleur. Les cadres avec des photos de famille et des souvenirs de vacances ne vous permettent pas de vous concentrer entièrement - c’est un fait. Même si nous ne le remarquons pas, le cerveau capture toujours des images et dépense des ressources en traitement, car la famille et la relaxation sont des concepts de la catégorie «Important».

Par où commencer?

Si vous réorganisez simplement des objets sur votre bureau en essayant de les regrouper efficacement, vous perdrez certainement cette heure notoire. Vous devez agir différemment.

La tâche est de libérer complètement et de nettoyer le lieu de travail. Vos objectifs

• pureté des objets;
• propreté visuelle;
• pureté du champ d'information.

Cela signifie que vous devez d’abord tout retirer de la table et de la table de chevet. Mettez les choses dans une grande boîte, sur une chaise, à la table voisine.

Maintenant, prenez un chiffon humide ou des lingettes spéciales et essuyez soigneusement l'écran, le clavier, la souris, le comptoir et la table de chevet (à l'intérieur et à l'extérieur).

N'oubliez pas de placer le panier à ordures à côté, tout ce qui n'est pas nécessaire y volera certainement au stade préparatoire.

Mettre tout ce dont vous avez besoin en place

Tout d'abord, nous renvoyons le moniteur, le clavier et la souris à la table. Disposez-les de sorte que l'écran soit à une distance de 45 à 50 cm des yeux et que les périphériques de saisie ne vous fassent pas bosse.

Et maintenant il est temps de s'arrêter et de réfléchir. De quoi d'autre avez-vous besoin pour travailler?

• Papeterie. Si vous avez 10 stylos à bille, laissez-en un. Quelques crayons et un taille-crayon? Aiguisez un crayon et placez le taille-crayon dans le tiroir de la table de chevet. Gomme? Si vous en avez besoin, sa place est à côté du crayon. En un mot, laissez sur la table tout le papier à lettres que vous utilisez tous les jours, mais en un exemplaire. Il peut s'agir de ciseaux, de liquide correcteur, de marqueurs de couleur, de trombones.Mettez-les dans un verre ou un organisateur et le reste dans une trousse ou une boîte à crayons. Nous traiterons des articles en surplus plus tard.
• Des outils Les périphériques prenant beaucoup de place ne doivent pas être stockés sur une table. Très probablement, vous n'utilisez pas de perforateur et de phoques toutes les heures - ils peuvent être conservés dans une table de nuit. Mais la petite agrafeuse ne fait pas mal - nous la laissons dans l’agenda de bureau. La place de la calculatrice est déterminée en tenant compte de la nature du travail: si elle est utilisée de manière constante, il vaut la peine de la conserver sur le bureau.
• Téléphone Bien sûr, les moyens de communication devraient être à proximité. Si le téléphone est à l'arrêt, réglez-le de sorte que le câble ne touche aucun autre objet lorsque vous décrochez le combiné.
• Journal intime, planeur. Un magazine avec un plan de travail est généralement placé dans le coin gauche de la table - là, il n’interférera pas, mais il sera toujours à portée de main.
• La lampe Si vous avez besoin d’une lampe de table, arrangez-la en fonction de vos caractéristiques (pour les droitiers - à gauche, pour les gauchers - à droite). Ne vous y accrochez pas avec des objets superflus!

Après cela, il reste à gérer le stockage des matériaux de travail - et mettre de l’ordre dans la table peut être considéré comme terminé.

Réorganisation des tables de chevet

Dans une table de chevet de bureau, il y a généralement trois tiroirs. Chacun d’entre eux devrait être utilisé pour stocker une certaine catégorie d’articles.

Le tiroir du haut est ce que nous utilisons plus souvent qu'une fois par semaine. Cela peut être:

• impression
• perforatrice
• des ciseaux
• taille-crayon
• des autocollants
• des serviettes pour le matériel de bureau,
• trombones.

Boîte du milieu - matériel de rechange et ce qui est rarement utilisé:

• nouveau bureau "en réserve" - ​​cahiers, autocollants, papier, etc.
• stylos, crayons et marqueurs de rechange que vous avez retirés de la table.

Dans le deuxième tiroir, vous devrez gérer les éléments qui n’ont pas trouvé de place sur la table à l’étape précédente:

1. Tous les stylos et marqueurs desséchés, les «bouts» de crayons, les papiers griffonnés et les gommes sales sont jetés sans pitié - ils ne seront définitivement plus utiles.
2. Placez le bureau utilisable dans une trousse ou une petite boîte (c'est important!) Et envoyez-le dans la boîte du milieu.

Le tiroir du bas est privé:

• foulards en papier;
• lingettes humides;
• thé, café, sucre;
• une tasse;
• des médicaments;
• les cosmétiques.

Une tempête d’indignation peut éclater au-dessus du gobelet: peu de gens sont prêts à supporter son absence sur la table. Eh bien, si cela ne vous dérange pas, laissez-le à portée de main, mais n'oubliez pas de le garder propre.

Papier d'analyse

Nettoyer les journaux est un sujet glissant, car il est difficile de donner ici des conseils généraux. Tout dépend de la façon dont votre travail est organisé.

La principale chose à retenir lors de l'analyse des papiers: votre objectif est de rationaliser les flux de travail.

Trois conseils principaux qui conviendront à presque tout le monde:

• Achetez un organisateur pour répondre à vos besoins. Dans tous les cas, les documents doivent être divisés en groupes. Par exemple, nécessitant une attention immédiate, non urgente, les rapports, les archives et ceux qui doivent être envoyés quelque part.
• Stockez les documents verticalement, pas en piles. Il est préférable d’utiliser des dossiers multicolores et de les placer dans un organiseur avec des sections verticales de manière à ce que les «racines» soient visibles.
• Organisez une «zone tampon». Lorsque vous organisez quoi que ce soit, il est difficile de vous passer du dossier Divers. Procurez-vous une boîte, un panier ou une boîte où tomberont tous les papiers ou objets que vous n'avez pas encore compris. Et faites une règle: démontez cette boîte une fois par jour ou une fois par semaine.

Ordinateur neuf

N'oubliez pas que vous avez un autre bureau - sur l'écran du moniteur.

• Créez plusieurs dossiers et distribuez les documents électroniques de la même manière que le papier. N'oubliez pas de créer un dossier "tampon".
• Supprimez les raccourcis des programmes que vous n’utilisez pas sur le bureau.
• Si une photo personnelle est utilisée comme papier peint, vous savez déjà que c'est une mauvaise idée. Choisissez quelque chose de neutre, sans couleurs vives, sans fort contraste et sans mélange de formes.
• Fermez les onglets inutiles dans le navigateur.

N'en faites pas trop

Après avoir plongé dans le processus de remise en ordre, n'oubliez pas que l'approche fanatique en la matière ne s'est jamais justifiée.Les entreprises dans lesquelles la direction surveille de près la propreté «stérile» des emplois et l’absence d’objets personnels sur les tables des employés ne donnent pas de résultats impressionnants. Au contraire, avec l’introduction de telles commandes, la productivité des employés de bureau a chuté d’environ 15%.

Les psychologues recommandent de trouver une place dans l'espace de travail pour les objets qui agiront de manière pacifiante. Il peut s'agir d'une plante dans un petit pot, d'une assiette de table avec une inscription motivante, d'une figurine qui n'est pas saturée de détails ou d'un oreiller moelleux posé sur une chaise de bureau. L'essentiel est de choisir une chose qui n'attire pas votre attention.

Au désordre ne sont pas revenus

Le principal secret pour faire face au chaos sur le lieu de travail est de jeter l'excès et de ne pas envahir avec le nouveau. Nous sous-estimons parfois l'énorme pourcentage de ressources émotionnelles attachées à l'attachement à des choses inutiles.

Une étude intéressante a été menée dans une université américaine. Dans un groupe de personnes, chacun a reçu une tasse et a demandé pendant un moment de la tenir à la main. Ensuite, ils ont annoncé que les gobelets deviendraient un lot de la vente aux enchères, à laquelle participeraient les sujets. L'expérience a montré que plus une personne tenait longtemps une tasse dans ses mains, plus le montant qu'elle était prête à payer était grande. Et ceci malgré le fait qu’avant cela, il n’avait pas besoin d’une tasse.

Maintenir l'ordre doit être un processus conscient. Analysez ce que vous voyez devant vous et éliminez ce qui crée le chaos. En quittant le bureau à la fin de la journée, jetez un coup d'œil autour de la table et posez-vous la question suivante: lesquelles de ces difficultés m'empêcheront de me concentrer demain?